Getting Things Done -GTD- 8: mantener el sistema

Una vez que ya hemos arrancado el proceso GTD : recopilación inicial, procesamiento y ubicar las tareas en listas… toca mantenerlo en el tiempo. Y fresco.

 

¿Cómo se hace?

Principalmente, revisándolo tantas veces como sea necesario; añadiendo tareas nuevas y eliminando las que ya estén hechas o no queramos hacer (porque lo hemos decido así).

En concreto, ¿cuántas veces tengo que revisar?

A diario (y tantas veces como necesites): la agenda y la lista de acciones siguientes.

Primero la agenda para comprobar qué tienes que hacer sin demora en el día; y segundo la lista de acciones siguientes (principalmente en el contexto en que estemos) para saber qué podríamos hacer y qué estamos dejando de hacer.

Una vez por semana (al menos): revisión semanal.

Se trata de hacer otra vez una “recopilación inicial“. Es decir, sacar todo de la mente para que el sistema funcione como la seda.

Hay muchas maneras y consejos sobre cómo hacer esto. Hay pesonas que lo prefieren hacer el viernes por la tarde, otros el lunes por la mañana, o el domingo…

En resumen, buscar todo lo que esté suelto, meterlo en la bandeja de entrada y procesarlo.

La revisión semanal es un momento idóneo para que surjan nuevas ideas, enlaces cosas en las que no habías caído… así que te recomiendo que lo hagas en un momento en que estés fresco.

Con menor frecuencia: revisión total.

El objetivo es darle la vuelta a todo el sistema. Repasar todo lo anotado para los diferentes niveles* y replantearse objetivos, metas, áreas de responsabilidad…

 

Nota de la autora: El sistema se desmorona. Pasa muchas veces y no hay que fustigarse por ello. Ocurre en días en que se está especialmente liado, en vacaciones, en fines de semana… No pasa nada. Lo importante, como en todo, es volverse a levantar y tomar las riendas. Pero que sepas que a todos se nos va de las manos de vez en cuando…

 

* En cuanto a los niveles, hablaremos de ello en la próxima entrada.

 

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