No asfixies tu agenda, ¡pobrecilla!

Este artículo es para tí si…

A.- Usas una agenda donde anotas las tareas a llevar a cabo durante el día, semana, mes, año… pero no sueles hacer todas o te sientes agobiado la mayoría de las veces. [Si no te aclaras sobre cómo utilizar una agenda, echa un vistazo aquí].

Agenda

B.- No usas agenda física, pero acostumbras a marcarte tiempos a la hora de hacer las cosas y tiendes a ajustar mucho lo que tienes que llevar a cabo (“hago esto, luego esto otro, y lo de más allá”… sin dejar margen).

C.- Te haces una organización mental del día y piensas muchas cosas que hacer… pero casi nunca haces todas.

Partimos de la premisa de que la vida está llena de imprevistos que, como su propio nombre indica, no podemos prever . Ni siquiera saber qué naturaleza tendrán, cuánto tiempo nos llevarán o cuánta energía nos quitarán…

Antes de continuar es importante tener en cuenta que para hacer esto es necesario ser honesto, principalmente con uno mismo. Cada persona se conoce a sí misma y debe saber cuánto se puede exigir; de nada sirve programar actividades sin cesar, si sabemos de corazón que no las vamos a cumplir. Y es que precisamente dejar de hacer cosas que habíamos previsto realizar, es una fuente de frustración y desanima mucho. ¡Ten cuidado! Siempre es mejor hacer menos, pero hacer; que programar mucho y no hacer casi nada.

  • En concreto entonces, ¿qué vamos a hacer?

La idea es programar nuestras actividades, citas, eventos, reuniones, etc. dejando un margen de tiempo para posibles imprevistos.

  • ¿Cómo lo vamos a hacer?

Hay, al menos, dos opciones:

1. Dejar tiempo al final de la jornada o de la semana para hacer aquello que los imprevistos no nos han dejado llevar a cabo o, al menos, terminar.

2. Programar las actividades dejando huecos entre sí para imprevistos, que se pueden ir uniendo si todo va según lo planificado.

La elección de una u otra es completamente personal; dependerá de la naturaleza de nuestras actividades, nuestro trabajo, o nuestras preferencias…. Además, se pueden combinar ambas opciones en función de nuestras necesidades.

  • Dudas frecuentes…

¿Cuánto es exactamente ese “margen de tiempo”‘

No hay una regla fija, el objetivo es dejar que nuestra jornada “respire”. Dependerá, como hemos dicho antes, de la naturaleza de nuestras actividades, el trabajo que desarrollemos, nuestra personalidad…

Con la práctica, se consigue ajustar los tiempos y saber qué margen de tiempo necesitamos.

¿Qué se considera “imprevisto”?

En teoría, son aquellas tareas urgentes e importanes que van surgiendo a lo largo de la jornada, semana, mes, año… Eso en teoría, pero en la práctica sabemos que no somos tan estrictos en nuestra programación; y los imprevistos tienen cualquier naturaleza.

IMPORTANTE: dejar este margen de imprevistos no es (o no debe ser) una manera de “relajarnos” en nuestro día a día, de dejar de hacer las cosas que tenemos que hacer, o de trabajar menos o cumplir con menos compromisos, sean del tipo que sean.

El objetivo es ser realista con nuestra programación diaria (o del periodo que sea), y mantener el estrés bajo control. Hacer cosas, pero sin la presión de no poder aceptar nada fuera de nuestra agenda.

  • Entonces… ¿qué se supone que voy a conseguir con esto?

Unido a lo anterior, los beneficios son claros:

Si suceden los imprevistos: no sufrirás el estrés de atender a algo con la presión de saber que estás dejando la siguiente tarea sin hacer.

Si no suceden los imprevistos: tendrás más tiempo para desarrollar la tarea programada o, incluso, para empezar a avanzar con la siguiente.

Consejo para sencillistas: aplica este método también en tu vida personal; date margen para prepararte y ser puntual cuando tengas algún evento, actividad o cita fuera de tu trabajo.

Recuerda: se piensa mejor y aparecen ideas más creativas cuando se dispone de tiempo.

Unido a este truco está el hacer cada tarea centrándonos únicamente en ella, algo que veremos más adelante, ¡no te lo pierdas!

 

 

About Irene

Periodista. He vivido ya en Inglaterra y ahora estoy en Dinamarca, siempre buscando mejorar, aprender, y ser feliz (y no necesariamente en ese orden). Creo que lo más sencillo es siempre lo más efectivo. Aquí te cuento cómo mejorar tú también, ser más ordenado, cómo inspirarte para hacer cosas y alguna que otra chorrada :)
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